Wie starte ich ein Projekt – Vizthink Thüringen #3

Projekt Management – Visuell die Startphase meistern und ein Vizthink auch „SARS-CoV-2 ready“ im Online Meeting erfolgreich durchführen. Ein Erlebnisbericht.

Tatsächlich war dieses Meetup für uns in vielerlei Hinsicht ein besonderes Projekt – und wir brauchten die optimale Lösung. Aus diesem Grund hatten wir zum Vizthink Thüringen am 28. Mai gleich DREI Premieren:

1. „UnserErstesWirTrotzenCoronaUndMachenEinfachNeuWeiter-Meetup“
2. „WirHabenEinenSpecialGuestUndSchauenÜberDenTellerrand“
3. „WirTestenDieWarmUpMöglichkeitenImVirtuellenRaum“

Doch fangen wir von vorne an. Unser drittes Meetup war eigentlich im März geplant – doch dann kam dieser nur ca. 100 Nanometer große SARS-CoV-2 Erreger und stellte die Art und Weise wie wir leben, arbeiten und uns treffen, völlig auf den Kopf. Es gab die Kontaktsperre, alle Meetingplätze waren geschlossen – und ein geheimes illegales Keller-Vizthink war für uns zu dem Zeitpunkt keine Option … Aber im Mai – nach 2 Monaten – reichte es uns und wir fassten einen Entschluss …

Vizthink Thüringen erstmals als Online-Meeting

Die Coronakrise zwang uns, das visuelle Denklabor in Thüringen neu zu denken … Daher planten wir das erstmals als visuelles partizipatives Zoom-Event für die Thüringer Vizthink Community. Wir entschieden uns für Zoom als Plattform, das diese mich schon seit ca. 2015 in zahlreichen Kundenmeetings toll unterstützt hat.

Wir wollten es interaktiv, hatten einen straffen Meetup-Plan und noch zu wenig Wissen über die Teilnehmer. Damit sich jeder schnell zurechtfand und wir schnell in den Austausch kommen, hat Claudia eine großartige visuelle Anleitung zum Einstieg erstellt. Diese schlägt jede Hilfeseite auf der Webseite des Herstellers „Zoom.us“ #vizthinkRocks 😉

… und die zweite Besonderheit …

Mit René Winter (Link) haben wir einen Experten für die Einführung und Optimierung von Projektmanagementprozessen, Werkzeugen und Methoden als Gastredner gewinnen können. Als begeisterter visueller Denker hat er mit uns gemeinsam das Thema Projektmanagement erkundet und mit zahlreichen interaktiven Breakout-Sessions dazu beigetragen, die Fallstricke, insbesondere der Startphase, noch besser zu verstehen und visuell zu verankern.

Jetzt geht’s los ….

Fast … Denn was wäre ein gutes Projekt Kick-Off, ohne zu wissen, wer da eigentlich im Meetingraum sitzt?

Hierfür sind wir erstmal an das Zoom-Whiteboard zum „Stempeln“. Dank des virtuellen Meetup erfuhren wir auf einen Blick: Wir haben auch Gäste außerhalb von Thüringen – Hamburg, München, Stuttgart und eine visuelle Denkerin aus der Nähe von Magdeburg waren mit von der Partie. Ein tolles Highlight, auch Euch kennenzulernen.

Und jetzt ging es mit großen Schritten voran: Für die interaktiven Breakout-Sessions sollten sich die Teilnehmer auch mit dem Whiteboard-Zeichnen wohlfühlen. Daher schnappten sie sich nun die digitalen Zeichenwerkzeuge von Zoom. So konnten wir gemeinsam schnell und mit Spaß erfassen, wer da noch alles im Raum ist. Hierfür haben wir eine Folie mit den Namen der angemeldeten Teilnehmer und einen einfachen Umriss der Köpfe vorbereitet. Mittels des Whiteboards, durfte jeder seinen Gemütszustand visuell präsentieren. Wir wurden alle zu wahren „Mausartisten“.

Im letzten Schritt gab es noch eine schnelle Bestandsaufnahme mittels Mentimeter zu den Vorkenntnissen in den Bereichen „Visualisierung“ und „Projektmanagment“.

Projekt Management – gerne auch visuell

Nach der Eröffnung von Claudia und mir konnte René Winter mit dem folgenden Satz in sein Herzensthema einsteigen: „Ein Projekt ist die optimale Lösung für ein Problem.“ Um dies erfolgreich zu meistern, benötige ich gutes Projektmanagement. Das Project Management Institute PMI definiert hierbei Projektmanagement als die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfüllen.

René Winter stellte uns die Startphase als erste der vier Phasen im Detail vor. Hierbei konzentrierten wir uns auf die folgenden essentiellen Fragestellungen:

• Was ist die Ausgangslage unseres Projektes?
• Was sind die genauen Projektziele?
• Wie sieht das Umfeld aus und welche Stakeholder sind betroffen?
• Welche Risiken gibt es und wie sind diese zu bewerten?
• Und natürlich die finale Entscheidung: Führen wir das Projekt durch oder brechen wir ab?

Da wir sehr praxisnah arbeiten wollten, einigten wir uns auf ein gemeinsames Projekt als Fallbeispiel. Gewonnen hat das Thema: „Lehre online gestalten“. In kleineren Gruppen gab es in 10- bis 15-minütigen Sessions genug Raum für gemeinsame Diskussionen. Alle Teilnehmer hatten so die Möglichkeit, Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen und jede Fragestellung mit Stift und Papier oder am Zoom-Whiteboard zu visualisieren. Es macht immer wieder soviel Spaß, die Klarheit der Ergebnisse Dank des visuellen Denkens zu erleben. Einen kleinen Ausschnitt findet Ihr hier:

Wenn Ihr jetzt Lust bekommen habt, Euch das Thema auch genauer anzuschauen, ladet Euch doch einfach die Präsentation von René Winter hier runter: Download Präsentation

Es war wundervoll mit Euch

… und wir danken Euch für das tolle Feedback, Euer Engagement und die Wünsche für die nächsten Punkte auf der Vizthink-Landkarte unseres visuellen Denklabors in Thüringen.

Halt ein Highlight fehlt da noch …

Die wunderbare Katrin Mäntele (@katrin-muc) hat das komplette Vizthink No. 3 in einer Visualisierung für die Community festgehalten. Schaut es Euch an, entdeckt neue Details – und plant Eure Projekte visuell. Und ganz wichtig: feiert die Erfolge!

H e r z liche Grüße, Euer Marko und Eure Claudia vom visuellen Denklabor in Thüringen